Der Minuten-Manager und der Klammer-Affe

Immer höheres Arbeitspensum und mehr Aufgaben werden den Führungskräften aufgebürdet. Ist dies der Lauf der Zeit und das Übel, das es zu erdulden gilt, wenn man Verantwortung übernimmt? Nein! Häufig liegt das Problem darin, dass den Mitarbeitern nicht genau klar ist, wie sie eine Aufgabe zu bewältigen haben und dann sehr oft einen großen Teil der Abarbeitung ihrer Führungskraft übergeben. Doch dies lässt sich durch klare Ziele und Rahmenbedingungen von Projektbeginn an deutlich reduzieren.

1. Wer, Wann, Wo ?

Autor: Kenneth BlanchardTitel: Das Minuten-Manager-Buch: Klammer-AffeErschien 2007 vom Rowohlt Taschenbuch VerlagDr. Kenneth Blanchard ist ein international renommierter Unternehmensberater. Nebenher lehrt er als Professor für Betriebspsychologie an der University of Massachusetts und ist ein Mitglied der berühmten National Training Laboratories. Seine Consultingfirma "Blanchard Training and Development" im kalifornischen Escondido gehört zu den gefragtesten der USA. Kenneth Blanchard studierte Philosophie, Soziologie und Betriebspsychologie. Seinen Doktor erwarb er mit einer Arbeit über Managementtechniken.

2. Woher, Wohin, Warum ?

Mitarbeiter brauchen einen Chef, der ihnen bei ihren Projekten hilft. Dies darf jedoch nicht in solch eine Form ausarten, dass die Führungskraft jeden kleinen Schritt und Ablauf definiert und auch noch den kleinsten Schritt genauestens überprüft und überwacht. Ziel ist es nicht, dass der Chef das Denken des Mitarbeiters übernimmt und dieser nur noch die Kommandos ausführt.Auf diese Weise bekäme die Führungskraft zuviel unwichtige Arbeit aufgehalst und hätte letzten Endes nicht mehr genügend Zeit, um sich um ihre eigentlichen und wichtigen Aufgaben zu kümmern.Aus diesem Grund muss der Chef dafür sorgen, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben (von dem Autor als Affen bezeichnet, die übergeben werden und die der Empfänger dann zu erledigen hat) bei sich behalten und nicht versuchen die Abarbeitung auf den Chef zu übertragen.Es ist die Aufgabe des Chefs, seine Mitarbeiter so weit zu befähigen, dass sie selbstständig ihre Aufgaben bewältigen können.

3. Was, Wie, Welche Ergebnisse ?

Damit die Führungskraft dies richtig umsetzen kann, schlägt der Autor folgende Regeln nach Oncken vor:Regel 1 - Eine Definition:Die nächsten Schritte werden festgelegt.Dies bedeutet, dass Führungskraft und Mitarbeiter niemals auseinander gehen sollten, bevor sie nicht die geeigneten nächsten Schritte festgelegt haben.Bspw.: "Erfragen Sie in der Buchhaltung wie hoch die endgültigen Kosten sind", "Bereiten Sie ein Verkaufsangebot vor".Wenn die Mitarbeiter wissen, dass die Besprechung erst dann endet, wenn die Festlegung geeigneter Schritte abgeschlossen ist, dann bereiten sie sich besser auf die Gespräche vor.Außerdem wird bei dieser Regel die Aktivität des Mitarbeiters in den Mittelpunkt gerückt, somit kann entschieden werden, welche Schritte als nächstes vom Mitarbeiter zu tun sind.Das klare Aufzeigen der Schritte fördert das Engagement und die Motivation des Mitarbeiters sich eifrig ans Werk zu machen, weil er genau erkennen kann, was er zu tun hat.Häufig ist der erste Schritt eines Projektes der schwierigste und die Mitarbeiter kommen dann gerne zum Chef und übergeben ihm diesen "Affen". Durch die Festlegung der nächsten Schritte, wird das Projekt in "handliche Bissen" zerlegt.Regel 2 - Einen Besitzer:Der "Affe" wird einem Mitarbeiter zugeteilt.Diese Regel besagt, dass Chef und Mitarbeiter nicht eher auseinander gehen, bis alle "Affen" übergeben sind. Dinge die einem gehören werden sorgfältiger behandelt.Allerdings gehören die meisten "Affen" auf die unteren Organisationsebenen, weil hier die Mitarbeiter zusammen über mehr Zeit, Energie und Wissen verfügen, als die einzelne Führungskraft. Auch sind die Mitarbeiter viel nähern an ihrem eigenen Arbeitsbereich dran.Indem die Führungskraft sich den Rücken vor "Affen" freihält, schafft sie sich wichtige Freiräume.Regel 3 - Versicherungspolicen:Das Risiko wird abgedeckt.Hiermit ist gemeint, dass ein Gespräch Chef – Mitarbeiter nicht beendet werden sollte, bevor alle "Affen" eine Versicherung haben. Für eine möglichst gute Projektabarbeitung, brauchen die Mitarbeiter Handlungsfreiheiten, sie tragen Verantwortung für das Ergebnis. Allerdings bringt erhöhte Handlungsfreiheit natürlich auch erhöhte Risiken mit sich. Mitarbeiter machen Fehler, aber es muss im Vorfeld so eingestielt werden, dass die Fehler vertretbarer Art sein werden.Hier bieten sich zwei Arten von Versicherungspolicen an.1. Vorschlagen und dann handeln

  • Dies wird gewählt, wenn das Risiko besonders groß ist, dass unvertretbare Fehler gemacht werden könnten.

2. Handeln und dann informieren

  • Die Mitarbeiter müssen sich sicher sein, dass der Chef einverstanden wäre, dass sie diese Art der Abarbeitung wählen.

Regel 4 - Futter und Untersuchungstermine:Zeit und Ort für eine Nachuntersuchung werden bestimmt.Das Gespräch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft wird nicht beendet, bevor jeder "Affe" einen Untersuchungstermin hat. Dadurch kann der Chef frühzeitig erkennen, wenn ein Projekt aus dem Rahmen läuft und rechtzeitig gegensteuern.Dies hilft dabei, die Führungskraft zu beruhigen und baut durch das Training die Kompetenz der Mitarbeiter auf.Frühere Untersuchungstermine können vom bearbeitenden Mitarbeiter jederzeit gewünscht werden.Es gibt fünf grobe Merkregeln für die Führungskraft zum Thema "Affen" an Mitarbeiter delegieren.

  1. Erst delegieren, wenn die eigenen Bedenken überwunden sind.
  2. Erst delegieren, wenn man einigermaßen sicher ist, dass die eigenen Mitarbeiter wissen, was sie genau zu tun haben.
  3. Nicht an jemanden delegieren, der nicht die nötigen Hilfsmittel, Zeit, Informationen, Geld, Mitarbeiter, Unterstützung und Befugnisse beschaffen kann.
  4. Die Leitung eines Projekts erst dann an jemanden übertragen, wenn man völlig zuversichtlich ist, dass Kosten, Zeitrahmen, quantitative, wie qualitative Aspekte des Projekts akzeptabel sind.
  5. Je engagierter die eigenen Mitarbeiter sind, desto leichter fällt es, dass man an sie delegiert.

4. Für wen, unter welchen Bedingungen ?

Das Buch ist für jeden gedacht, der Mitarbeiter zu führen hat, ganz egal ob es nur eine kleine Unternehmung ist oder ein großer DAX-Konzern.Zu viele Führungskräfte leiden darunter, sich mit zu vielen kleinen Problemen herumschlagen zu müssen. Dies kann jedoch vermieden werden, wenn man die Marschrouten klar vorgibt und dann die Arbeit von dem eigentlich zugeteilten Personal machen lässt.

5. Wie einzuschätzen ?

Die Theorie wird anschaulich anhand eines lebensnahen Praxisbeispiels erläutert, so dass der Leser direkt die Auswirkungen der Theorie erkennen kann und am Ende sieht, wie die positiven Folgen der Führungskraft wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge lassen.Die verständliche Theorie kann von jedem leicht übernommen und an den eigenen Mitarbeitern angewandt werden, sofern man die Kernideen verinnerlicht hat.