Online-Befragung zu Mitarbeiterportalen und Self-Service-Systemen: Noch wenig interaktiv!

Mitarbeiterportale und Self-Service-Systeme bieten zahlreiche Vorteile, können jedoch auch zu Problemen führen. Daniel Zimmermann, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Organisation und Personal der Universität Bern, hat eine grosse Online-Befragung zu Mitarbeiterportalen in Schweizer Unternehmen durchgeführt. Dabei wurden insbesondere Antworten auf folgende Fragen gesucht: Welches sind die zukünftigen Herausforderungen im Personalbereich? Welche Komponenten werden in HR-Portalen häufig eingesetzt? Was sind Gefahren von Mitarbeiterportalen? An der im Frühling 2006 durchgeführten Erhebung nahmen insgesamt 730 Personen teil.

1. Wer, Wann, Wo ?

Daniel Zimmermann, lic. rer. pol., wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Organisation und Personal (IOP) der Universität Bern, und Prof. Dr. Dr. h. c. mult. Norbert Thom, Gründer und Direktor des IOP, haben folgenden Artikel verfasst:

  • Zimmermann, Daniel/Thom, Norbert (2006): Online-Befragung zu Mitarbeiterportalen und Self-Service-Systemen. Noch wenig interaktiv! In: Persorama, 30. Jg. 2006, Nr. 3, S. 66-71

2. Woher, Wohin, Warum ?

Internet- bzw. Intranetlösungen verändern die Aufgaben der Personalabteilung in verschiedenen Hinsichten.

Der Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln in der Personalabteilung hat stark zugenommen. Dieser Trend wird weitergehen und dazu führen, dass dem elektronischen Human Resources Management (E-HRM) mehr Bedeutung zukommen wird.

Dabei geht es primär um die Optimierung der HR-Prozesse, die zu Kostensenkungen und erhöhtem Kundenservice führen sollen.

3. Was, Wie, Welche Ergebnisse ?

Durch die weiterentwickelten Informations- und Kommunikationstechnologien existieren diverse Möglichkeiten, die neuen Technologien auch im HR-Bereich einzusetzen. Damit können die Verfügbarkeit von Informationen erhöht und die Kommunikationswege verkürzt werden.

Der Artikel nennt verschiedene Trends im HR-Bereich. Nachfolgend werden einige davon aufgeführt:

  • Mitarbeiterportale:Darunter wird eine Zusammenfassung von elektronischen, webbasierten Unterstützungsfunktionen im Personalmanagement verstanden, wodurch ein zentraler Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerechte Prozesse ermöglicht wird. Dabei handelt es sich um Informations- und Kommunikationssysteme, Datenbankensysteme und funktionsspezifische Applikationen.
  • Self-Service-Systeme:Mit diesem System können Mitarbeiter und Vorgesetzte einen Teil der personenbezogenen Daten selbst verwalten und pflegen. Dabei haben sich die aus dem amerikanischen Raum stammenden BegriffeEmployee Self Service(ESS) undManager Self Service(MSS) etabliert.

Ein partizipativer HRM-Ansatz fördert eine optimale Nutzung der neuen Systeme durch die Mitarbeitenden. Die durchgeführte Online-Befragung in der schweizerischen Praxis untersuchte, inwieweit sich Mitarbeiterportallösungen in Unternehmen etablieren konnten. An der Erhebung nahmen 730 Personen teil. Der Aus- bzw. Aufbau von E-HRM wird als grösste Herausforderung der zukünftigen Personalarbeit eingeschätzt. Des Weiteren zeigte sich, dass die klassischen Informationsinstrumente eines Intranets die am häufigsten zu findende Komponente eines Mitarbeiterportals sind. Das können der Download von Formularen, Weiterbildungsangebote oder interne Ausschreibung von offenen Stellen sein.

"Von der durch die Software-Hersteller propagierten und in der Literatur ausführlich beschriebenen Interaktivität ist in der Praxis noch verhältnismässig wenig zu finden. Mit einer Zunahme darf aber in Zukunft gerechnet werden." (Zimmermann/Thom 2006: 69 ff.).

Die Untersuchung ging zudem der Frage nach, welche Gefahren ein HR-Portal mit sich bringen könnte. Die drei am häufigsten genannten Befürchtungen sind die Überforderung der Mitarbeitenden, die erhöhte System-Abhängigkeit und der Verlust an Kommunikationsqualität.

4. Für wen, unter welchen Bedingungen ?

Der Artikel eignet sich für Personalverantwortliche, welche sich mit den Vor- und Nachteilen von Mitarbeiterportalen und Self-Service-Systemen auseinandersetzen. Zudem kann der Artikel für Studierende interessant sein, welche eine Arbeit über den Einsatz von IT-Lösungen im Personalbereich schreiben.

5. Wie einzuschätzen ?

Der Artikel enthält die Ergebnisse einer im Frühling 2006 durchgeführten Online-Befragung bei einer grossen Schweizer Stichprobe. Besonders hervorzuheben ist der Aktualitätsgrad und die gute Gliederung des Artikels.