Änderungen im Projekt

Erfolgreiche Projekte haben einen soliden Plan als Grundlage. Nicht selten kommt es jedoch vor, dass unvorhergesehene Probleme auftauchen, die eine Abänderung des Plans fordern.

Änderungen im Projekt

Jedes erfolgreiche Projekt ist auf eine klare Definition und einen soliden Plan gegründet. Diese Pläne sind nicht unfehlbar, denn es kommt relativ häufig vor, dass sie zur Überwindung unvorhergesehener Probleme abgeändert werden müssen. Der Projektrahmen (Auftrag ) sollte allerdings möglichst während einer Projektphase bis zur nächsten Abnahme beibehalten werden, da Änderungen in diesem Bereich gravierende Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben. Dennoch ist es manchmal notwendig oder wünschenswert, den Projekt-(Phasen)auftrag zwischendurch neu festzusetzen. Projekte verändern Systeme und Produkte. Diese nehmen während des Projektes unterschiedliche Entwicklungsstände ein, die am Ende wieder in den laufenden Betrieb einfließen. Diese unterschiedlichen Entwicklungsstufen werden als Konfigurationen bezeichnet. Das Konfigurationsmanagement sorgt nun dafür, dass übergreifend für alle Projekte und als Schnittstelle zur Linienorganisation jedes Teil zu jeder Zeit eindeutig identifizierbar ist und dem jeweiligen System / Produkt zugeordnet werden kann. Damit in dem sich rasch ändernden Umfeld eines Projektes das Projektteam nicht

  • unrealistische Pläne zu erfüllen versucht
  • mit nicht mehr aktuellen Unterlagen arbeitet
  • im Schnittstellenchaos versinkt
  • durch fehlende Freigaben aufgehalten wird,

müssen Änderungsverfahren und die zugehörigen Aufgaben und Kompetenzen bei Änderungen geregelt sein.

Rahmenänderungen

Der Projektrahmen legt ein Projekt grundlegend fest und beeinflusst die Projektstrategie und das prinzipielle Vorgehen. Er enthält Annahmen und Prämissen, unter denen das Projekt genehmigt wurde. Hierzu gehören Prognosen von Marktentwicklungen, das Verhalten von Wettbewerbern und die Verfügbarkeit von Technologie und Wissensträgern. Wenn sich hierbei vollkommen neue Erkenntnisse ergeben, kann das enorme Auswirkungen auf betroffene Projekte haben. So hatte die Ankündigung von Boeing, dass künftig in ihren Flugzeugen der Transatlantikreisende während des Fluges im Internet arbeiten kann, enorme Änderungen in der Entwicklung des A340 500 / 600 von EADS zur Folge. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, musste die geplante Konstruktion des Rumpfes in seinen Abmessungen völlig verändert werden. Solche Änderungen müssen auf oberster Ebene freigegeben werden, da sie oft weitreichende Folgen haben. Grundsätzlich sollten alle Änderungen des Projektrahmens schriftlich mit dem Auftraggeber vereinbart werden, damit Missverständnisse ausgeschlossen sind und im Detail über die Auswirkungen auf die Projektziele und Einsatzmittel nachgedacht werden kann. Änderungen des Projektauftrages können auf mehreren Ebenen erfolgen und unterschiedlich "große Kreise ziehen". Deshalb sollten bereits im Projektauftrag out-of-line-Kriterien definiert werden, die den Projektbeteiligten Handlungsspielräume geben. Solange die Schwellenwerte nicht überschritten werden, brauchen die Abweichungen nicht der zuständigen Projektinstanz gemeldet zu werden. Je nach Änderungsart und -umfang sollten unterschiedliche Projektinstanzen verantwortlich sein. In der Änderungsorganisation muss klar geregelt sein, wer wann welche Anpassungen zu melden hat und wer sie veranlassen darf. Ein Beispiel für eine Änderungsorganisation könnte wie folgt ausssehen: Änderungsorganisation Änderungsmitteilung

Inhaltliche Änderungen - Kofigurationsmanagement

Konfigurationsmanagement Aufgrund des enormen Zeitdruckes, unter dem viele Projekte stehen, kommen sehr oft Teillösungen zum Einsatz, die in späteren Schritten ergänzt oder ausgetauscht werden. Oder es werden Prototypen zur Akzeptanzsteigerung entwickelt, deren Entwicklungsstadien sich sehr oft ändern und bei denen ein Rückgriff auf ältere Lösungsvarianten möglich sein muss. Aufgrund der hohen Komplexität ist es schwierig, die Integrität der Systembestandteile sicherzustellen. Hierzu soll das Konfigurationsmanagement beitragen. Das Konfigurationsmanagement integriert die Systeme, Projekte, Daten und Regelungen im Unternehmen und sorgt dafür, dass

  • ein Produkt bezüglich seiner funktionellen wie auch äußeren Merkmale eindeutig identifizierbar ist
  • die Konfigurationen während der gesamten Entwicklung überwacht werden können
  • die Zusammenhänge und Unterschiede zwischen früheren Konfigurationen und den aktuellen Konfigurationen jederzeit erkennbar sind
  • Bauteile als Module von Systemen wieder verwendet werden können
  • Mängel, fehlerhafte Teile bis zum Herstellplatz zurückverfolgt werden können
  • die Projektbeteiligten jederzeit über die aktuellen Versionen informiert sind
  • verschiedene Auftragnehmer mit einheitlich vorgeschriebenen Konstruktionsnormen arbeiten.

Eine Konfiguration ist eine benannte und formal freigegebene Menge von Entwicklungsergebnissen, mit den jeweils gültigen Versionsangaben, die in ihrer Wirkungsweise und ihren Schnittstellen aufeinander abgestimmt sind und gemeinsam eine vorgegebene Aufgabe erfüllen sollen. Entwicklungsergebnisse sind alle Ergebnisse, die im Projektverlauf entstehen. Hierzu gehören:

  • Freigegebener Code
  • Pflichtenhefte
  • Zeichnungen
  • Projektdokumente
  • Konzepte.

In der Softwareentwicklung stellen die parallelen Entwicklungen von Systemkomponenten in mehreren Varianten von vielen Entwicklern an mehreren auch internationalen Standorten, die eine Unmenge von Dateien in verschiedenen Versionen verwenden, besonders hohe Anforderungen an das Konfigurationsmanagement. Zum Konfigurationsmanagement gehören folgende Funktionen, die auf die Projektziele, das Projektumfeld und die verfügbaren Mittel ausgerichtet werden müssen. Konfigurationsorganisation Funktionen

Aufgaben und Kompetenzen bei Änderungen

Da ein Projekt bei Änderungen meist empfindlich gestört wird, sollten entweder nur unvermeidbare Änderungen akzeptiert und / oder vorausschauend die potenziellen Änderungen in den normalen Geschäftsablauf eingeplant werden. Als wichtiger Grundsatz gilt: Änderungendürfen nicht von jedem Projektmitglied vorgenommen werden, sondern unterliegen einem detaillierten und stringenten Freigabemechanismus. Für die Freigabe von Änderungen können je nach Tragweite Lenkungsausschuss oder Bewilligungsgremium verantwortlich sein. In Branchen mit überwiegend technischen Projekten wird diese Aufgabe von einem eigenständigen, projektübergreifenden Konfigurationsausschuss wahrgenommen. Durch das Konfigurationsmanagement erweitern sich die Aufgaben von Projektleiter, Projektmitarbeitern, Datensicherheitsbeauftragten und der Projektservicestelle. In Großprojekten kann es sich sogar lohnen im Team einen Administrator für die Konfigurationen zu benennen. Aufgaben und Kompetenzen bei Änderungen Der Freigabemechanismus unterliegt fester Eskalationsprinzipien, die je nach Änderungsklasse anhand klar definierter Entscheidungskriterien angewendet werden. Änderungstabelle Die Grafik ist wie folgt zu lesen: Der Verlauf der Kurve gibt an, bis zu welchen Fällen die Kompetenz der jeweiligen Stelle ausreicht. Sollte ein Fall eintreten, der rechts von der Kompetenzlinie liegt, so muss die Freigabe von der nächst höheren Instanz erfolgen, die diesen Fall abdeckt.

Änderungsverfahren

Jede Änderung sollte schriftlich in Form von Änderungsanträgen beantragt und dokumentiert werden, um Sinnhaftigkeit und Auswirkungen von Änderungen beurteilen zu können und die Lenkung der Änderungsdokumente im Unternehmen zu gewährleisten. Ein Änderungsvorschlag sollte folgende Angaben enthalten: Angaben Änderungsvorschlag Dieser Änderungsvorschlag wird nach einem standardisierten Ablauf bearbeitet. Änderungsverfahren In der Softwareentwicklung sind von diesem Prozess viele verschiedene Komponenten betroffen. Wenn ein neues Programm zum Einsatz kommt oder mit seinen Schnittstellen getestet werden soll, müssen viele verschiedene Module zusammengebunden und eine möglichst "produktionsnahe" Umgebung geschaffen werden. Als technische Unterstützung des Konfigurationsmanagements werden in der Softwareentwicklung Komponentenverwaltungssysteme eingesetzt. Komponentenverwaltungssysteme (Pfetzing / Rohde, a.a.O., S. 314 ff.)