Projektabschluss

Der Projektabschluss ist unverzichtbar für jedes Projekt. Er muss bereits bei Projektbeginn festgelegt sein.

 

Aktivitäten im Überblick

Werden bei der Initialisierung eines Projektes schon große Unterlassungssünden begangen, so trifft dies in weit größerem Maße für die Beendigung eines Projektes zu - vermutlich, weil die Beteiligten einerseits froh sind, dass „es vorüber ist“, und sich andererseits schon wieder neue bzw. aufgeschobene alte Aufgaben aufdrängen. So kommt es, dass

  • Projekte (oft unter dem Deckmantel „Maintenance“) kein Ende finden
  • Projekte „sang- und klanglos“ zu Ende gehen
  • misslungene Projekte „unter den Teppich gekehrt“ werden
  • versäumt wird, erfolgreiche Projekte entsprechend positiv zu würdigen
  • die grosse Chance vergeben wird, aus den gemachten Erfahrungen für künftige Projekte zu lernen.

Bereits zu Beginn eines Projektes sollte ein Szenario entwickelt werden, das beschreibt, wann das anstehende Projekt als beendet anzusehen ist. Es handelt sich dabei aus fachlicher Sicht um die Definition des letzten Meilensteines eines Projektes, aus motivationaler Sicht um eine Vision, die eine bildhafte Vorstellung von dem zu Erreichenden vermittelt. Tritt das definierte Projektende ein, fallen folgende Abschlussaktivitäten an:

  • Abschlussbesprechung als Manöverkritik der Projektgruppe durchführen.
  • Die Besprechungspunkte entsprechen dem Inhaltsraster des Abschlussberichtes
  • Abschlussbericht erstellen (Mustergliederung siehe unten), um so die gemachten Erfahrungen für Nachfolgeprojekte zu sichern und nutzbar zu machen
  • Erhaltungsplan aufstellen, damit die neue Lösung sich schneller und besser stabilisiert. Beim Erhaltungsplan handelt es sich praktisch um einen Auftrag mit den bekannten Inhalten für die Erhaltungs- bzw. Nutzungsphase bzw. für einen begrenzten Zeitraum derselben. Der Erhaltungsplan kann ein eigenständiges Dokument oder Bestandteil des Abschlussberichtes sein
  • Antrag auf Abnahme des Projektes stellen
  • Abschlussbesprechung mit dem Auftraggeber durchführen
  • Projektbeteiligte formal von der Projektverantwortung entlasten
  • Abnahme des Abschlussberichtes dokumentieren
  • Archivierung der Projektunterlagen und Aktualisierung der „Erfahrungsbibliothek“ (sofern vorhanden)
  • formale Übergabe der Lösung an die Anwender
  • Auflösen der Projektorganisation
  • Referenzen und Beteiligung am Projekt festhalten
  • Abschlussfest veranstalten
  • Erfolgskontrolle vereinbaren und durchführen.

Lernen aus Projekterfahrungen

In einem oft langen Zeitraum hat das Projektteam zusammengearbeitet. In dieser Zeit entsteht ein enormer Wissens- und Erfahrungsschatz, der für die erfolgreiche Gestaltung der Zukunft und erst recht für die persönliche Entwicklung der beteiligten Mitarbeiter außerordentlich wichtig sein kann. Wissenszuwachs und Erfahrungen betreffen zum einen die im Projekt bearbeiteten Fachthemen, zum anderen die praktizierte und erlebte Zusammenarbeit im Team mit allen ihren Höhen und Tiefen, Konfliktsituationen, Problemen, Lösungsversuchen, Erfolgen, Rückschlägen, Durststrecken, euphorischen Phasen u.v.m. Darüber hinaus hat das Projektteam Erfahrungen im Umgang mit „Macht und Hierarchie“ gesammelt. Zu denken ist hier insbesondere an die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber bzw. Entscheider, mit dem Lenkungsausschuss oder auch mit den Leitern der vom Projekt betroffenen Bereiche. Wichtige Erkenntnisse dürften sich auch im Zusammenspiel mit den Betroffenen ergeben haben. Erlebte Formen von Widerstand gegen die sich abzeichnenden Veränderungen, das Bemühen um Aufdeckung der Ursachen, Erfahrungen mit Maßnahmen zur Überwindung von Abwehrhaltungen können sich prägend auf die persönliche Einstellung und künftige Verhaltensweisen auswirken. Diese kleine Aufzählung deutet auf die enormen Lernchancen hin, die Projektarbeit bieten kann. Sie zu nutzen, bringt dem ganzen Unternehmen einen zusätzlichen Gewinn, der bisweilen sogar über den Ertrag des eigentlichen Projektes hinausgehen kann. Neben der grundsätzlichen Bereitschaft müssen vor allem einige entscheidende Voraussetzungen gegeben sein, um diesen Schatz zu heben:

  • Ein wertschätzender Umgang mit den Erfahrungen anderer
  • eine konstruktive Fehlerkultur, die das Zugeben bzw. Offenlegen von Fehlern und die sorgfältige Analyse der Ursachen zulässt und nicht die „Schuldfrage“ in den Vordergrund stellt (Fehler sind gerade bei der Projektarbeit niemals auszu-schließen. Darf man sie nicht offenbaren, müssen sie getarnt und damit dem Lernprozess entzogen werden!)
  • ein Verfahren (Projektbibliothek, Wissensmanagement, Berichte in der Hauszeitschrift, Informationsbörsen, Projektreviews u.ä.), mit dem allen Interessierten die Erfahrungen zugänglich gemacht werden. Die Erfahrungen des Projektteams zu schätzen und zu nutzen ist nicht nur ökonomisch sinnvoll, sondern drückt gleichzeitig auch die Wertschätzung der Mitarbeiter aus, was sich in deren Motivation für die weitere (Projekt-)Arbeit niederschlagen wird.

Abschlussbesprechung planen und durchführen

Der beschriebene Lernprozess sollte bereits während des laufenden Projektes einsetzen, indem regelmäßig Reviews und Prozessanalysen durchgeführt und daraus Konsequenzen abgeleitet werden. Zusätzlich bieten die Maßnahmen zur Diagnose und Steuerung jede Menge Lernansätze. Die Abschlussbesprechung hat aber insofern eine besondere Qualität, als hier die Summe der Erfahrungen sichtbar wird. Dabei kann es zweckmäßig sein, zunächst im Projektteam eine Abschlussbesprechung durchzuführen, um von der hier möglichen Offenheit und Vertrautheit zu profitieren und alle relevanten Punkte zusammenzutragen, die dann in einer weiteren abschließenden Besprechung mit dem Auftraggeber behandelt werden sollen. Eine gründliche (gemeinsame) Vorbereitung „garantiert“ einen erfolgreichen Ablauf. Folgende Aspekte sind besonders wichtig:

  • Klärung und Festlegung der Besprechungsziele
  • Erarbeitung einer auf die Zielsetzung abgestimmten Tagesordnung (Gruppenarbeitsplan!)
  • Aufbereitung und Bereitstellung aller benötigten Unterlagen
  • Klärung der Rahmenbedingungen (Raum, Medien, Bewirtung u.a.m.). Ein etwas festlicherer Rahmen dieser Zusammenkunft unterstreicht die Bedeutung und macht den Teammitgliedern die Besonderheit des Anlasses bewusst.

Für die abschließende Prozessanalyse des Projektteams können die nachfolgend aufgeführten Fragen richtungsweisend sein:

  • Können wir mit der Zielerreichung zufrieden sein?
  • Wie haben wir zusammengearbeitet?
  • Was hat uns gefördert, was behindert?
  • Wie sind wir alles in allem miteinander umgegangen?
  • Wo lagen unsere Stärken, wo unsere Schwächen?
  • Welche Probleme gab es hinsichtlich der Vorgehensweise?
  • Wie lief die Zusammenarbeit mit Auftraggeber / Entscheider / Lenkungsausschuss / Bereichsleitern / Projektservicestelle?
  • Wie sind wir mit den Betroffenen umgegangen?
  • Was haben wir, was hat jeder für sich aus dem Projekt gelernt?
  • Was sollte man in Zukunft grundsätzlich anders machen?

Ideal wäre es, wenn auch diese Erkenntnisse dokumentiert würden und im Unternehmen allgemein zur Verfügung gestellt werden könnten. Ob sich das Projektteam dazu entschließen kann, hängt jedoch in erster Linie von der Unternehmenskultur und dem von ihr getragenen Ausmaß an Offenheit, Vertrauen und Fairness ab. In jedem Fall bietet die abschließende Prozessanalyse den Teammitgliedern selbst wertvolle Hilfen für die Zukunft. Weitere Besprechungspunkte ergeben sich aus der Gliederung des Abschlussberichtes.

Abschlussbericht

1. Einleitung
1.1 Grundlagen / Ausgangslage des Projektes (Aus Projektauftrag übernehmen) 1.2 Gestaltungsbereich des Projektes (Aus Projektauftrag übernehmen; Welche Modifikationen des Gestaltungsbereiches wurden seit dem ursprünglichen Projektauftrag warum durchgeführt?)
1.3 Ziele des Projektes (Aus Projektauftrag übernehmen; Welche Modifikationen der Ziele wurden seit dem ursprünglichen Projektauftrag warum durchgeführt?)

2. Diagnose des Projektmanagements
2.1 Projektaufbauorganisation (Aus Projektauftrag übernehmen; Was wurde bezüglich des Projektaufbaus warum personell / strukturell verändert?)
2.2 Projektplanung (Welche Planabweichungen hat es warum gegeben hinsichtlich Projektstruktur- und Projektablaufplan, Budget (Aufwand / Kosten), Terminen?)
2.3 Projektkultur (projektgruppenintern) (Beurteilung des individuellen und des Teamverhaltens)

3. Diagnose der Projektergebnisse (Beurteilung der Ergebnis- / Lösungsqualität (Zielerfüllung))
3.1 Einzelergebnis 1
3.2 Einzelergebnis 2
3.3 Zusammenfassung

4. Pojektkultur (Projektumfeld) (Wie wurde die Einstellung des Projektumfeldes (z.B. Lenkungsausschuss, Vorgesetzte, Mitarbeiter betroffener Organisationseinheiten und andere Stakeholder) zur Projektarbeit erlebt?)

5. Gesamtbeurteilung (Gesamtbeurteilung in struktureller und kultureller Hinsicht sowie der Wirtschaftlichkeit (Nachkalkulation))

6. Überleitungspläne (Beteiligte, Sachmittel, sonstige Strukturen) (Was passiert mit den im Projekt eingesetzten Beteiligten und Sachmitteln nach Abschluss des Projektes? Wurde das Projektkonto geschlossen? Wohin werden das Projekt betreffende Nachträge verbucht?)

7. Erhaltungsplan (Welche Regelungen wurden getroffen bezüglich Erfolgskontrollen, Stabilisierung und Optimierung der Lösung nach Projektabschluss? Wer trägt hierfür die Kosten?)

8. Erkenntnisse und Konsequenzen für die Zukunft (Was haben wir strukturell und kulturell gelernt? Was werden wir wieder so machen? Was werden wir das nächste Mal anders / besser machen? Welche Standards sind durch das Projekt entstanden, haben sich bewährt und können verallgemeinert werden?)

Projektreferenzen

Um schnell auf die im Projektabschluss erstellten Unterlagen zugreifen zu können, sollten alle Unterlagen mit einer Charakterisierung des Projektes verbunden werden. Ein sogenanntes Projektreferenzblatt kann aus den Projektstammdaten und den beim Projektende festgestellten Besonderheiten gewonnen werden. Die Angaben können dann in einer unternehmensweiten Referenzdatenbank hinterlegt werden. Diese Referenzen sind jedoch nicht nur für die Projekte als solche wichtig. Beratungsunternehmen, Werbeagenturen und Anlagenbauer verwenden sie als wichtiges Marketinginstrument, um zu zeigen, welche Themen, Kampagnen und Projekte mit welchen Kunden aus welchen Branchen, in welchem Zeitraum erfolgreich abgewickelt wurden. In der Praxis fehlen allerdings oft Prozesse, die automatisch die Aktualisierung der Werbeunterlagen sicherstellen. Aber auch für die Projektbeteiligten sollte der Erfahrungs- und Kompetenzgewinn durch das Projekt dokumentiert werden. Jedes Projekt ist ein wichtiger Karriereschritt für Mitarbeiter und Führungskräfte, über den die Personalabteilung informiert sein sollte, um die Personalakten zu ergänzen. Hier genügt es nicht nur, den Projekttitel und die Zeitdauer aufzunehmen, sondern die im Projekt wahrgenommene Rolle und die erworbenen Kenntnisse und Fertigkeiten sind besonders wichtig. Werden die Projektmitarbeiter zentral in einem Ressourcenpool geführt, so werden die Einsatzprofile nach Projektende aufgefrischt und in „gelben Seiten“ veröffentlicht, damit Projektleiter und Projektmitarbeiter zielgerichtet für neue Projekt ausgewählt werden können. Erfolgreiche Projekte dokumentieren die Leistungsfähigkeit von Unternehmen und Mitarbeitern. Eignen sich somit gut als Werbeträger und sollten durch Öffentlichkeitsarbeit herausgestellt werden. Ansatzpunkte sind:

  • Referenzliste
  • 1-2 seitige Projektkurzinformationen, ansprechend gestaltet mit Schaubildern
  • Projektberichte als Bestandteil von Akquisitionsunterlagen
  • Veröffentlichungen in Fachzeitschriften
  • Vorträge bei Fachveranstaltungen und
  • Schautafeln / Poster für Messen. Über die eigenen Erfolge zu berichten, motiviert auch Projektmitarbeiter und Projektleiter.

(Pfetzing/Rohde, a.a.O., S. 350 ff.)